Was ist Per-documaps?

Intelligentes Projektdatenmanagement für Ingeneiure und Planer inklusive HOAI.

Per-documaps unterstützt Sie bei der täglichen Arbeit und steuert den Dokumentenfluss in Ihrem Unternehmen. Viele Funktionen sorgen für Zeitersparnis und Mitarbeiterentlastung: Honorarermittlung nach HOAI oder dem Standard Rechnungsmodul, Rechnungserstellung und Verwaltung, Projektorganisation für CAD, BIM und weitere Fachsoftware-Anwendungen, Projektcontrolling, Stundenbuch mit automatischer Projektzeiterfassung.

Talent ist Ihr Potenzial,

mit Struktur durch per-documaps

wird daraus Erfolg.

Per-documaps präsentiert sich als ganzheitliches System für die Anforderungen in einem Planungsbüro. MS Office, CAD-System, Telefonanlage, Verwaltungstools und viele andere Lösungen, mit denen Sie täglich arbeiten, sind in per-documaps® bereits integriert. Weitere Programme können Sie selbst zusätzlich integrieren.

Meine Vision „Time to Design“, also mehr Zeit für die Planung und deren bautechnische Umsetzung durch eine intelligent verknüpfte Collaborationsoftware zu haben, war ein ausschlaggebender Aspekt für die Fördergeber. Die Idee zur Umsetzung entstand aus der selbst entwickelten Projektdatenmanagementsoftware „per-documaps®“. (Ferdinand Schmidt)

Funktionen

Dokumentenfluss

per-documaps® organisiert und verwaltet Ihre Dokumente und Dateien.

Zusätzlich verwaltet per documaps® Kontakte, GEO- und Projektdaten. Sie können nach beliebigen Kriterien eines Projektes suchen und die gewünschten Dokumente sofort finden.

Datenverfügbarkeit auf Laptop, Tablet und Smartphone

per-documaps® arbeitet serverbasiert. Das bedeutet für Sie eine neue Art der Flexibilität. Ob Sie im Büro an Ihrem Desktop-Rechner arbeiten oder mit Ihrem Notebook im Homeoffice oder unterwegs sind, wir sorgen dafür, dass Ihre Daten in gewohnter Weise zur Verfügung stehen.

Die Datensicherheit ist selbstverständlich auch bei per documaps auf dem höchsten Stand. Wir sorgen dafür dass Ihre Daten auch bei Ihnen bleiben. Per documaps® bietet die Möglichkeit der automatischen Sicherung. Die Backup-Intervalle werden bei der Installation konfiguriert und können so wie das gesamte System von Ihrem Administrator verwaltet werden.

Aufgabenverteilung

Die Aufgabenverteilung ist mit wenigen Klicks erledigt. Sie wählen das Projekt, die Priorität, Fälligkeitsdatum, den Empfänger und beschreiben die Aufgabe. Der Empfänger erhält einen Hinweis dass eine neue Aufgabe für Ihn eingetroffen ist und sieht im Info Board alle nötigen Informationen. Als Antwort ist Rückfrage oder erledigt möglich. Die Nachricht wird automatisch nach Klick als gelesen markiert, ein Zurücksetzen ist nicht möglich. Die Aufgabe kann direkt im Info Board bearbeitet und in den Corporate Explorer übernommen werden. Die Aufgabe wird automatisch ihrem aktuellen Status nach in den entsprechenden Ordner (Neu, Bearbeitung, Rückfrage, Antworten, Fertig) verschoben.

Das Aufgabenmanagement teilt sich in empfangene und delegierte Aufgaben auf.

Mobilität

Die Datenverfügbarkeit ist neben der Effizienz der Abläufe ein zentrales Thema für per-documaps®, um Ihnen das Tagesgeschäft so angenehm wie möglich zu gestalten.

Stundenbuch

Im Stundenbuch werden Arbeits- und Fehlzeiten erfasst, und es dient zur Abwicklung von Reisekosten zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber. Feiertage (für Deutschland), Urlaubsanspruch und Wochenarbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter werden verwaltet.
Mitarbeiterauswertung von Stundenlisten, Wochenstunden, Projektstunden und Monatsstunden. Zeiten, Kilometer, Reise- und Nebenkosten werden direkt auf das Projekt in der jeweiligen Leistungsphase vom Mitarbeiter gebucht.

 

 

 

 

 

Alle erfassten Informationen und möglichen Auswertungen sind auch in Text- oder Tabellenform exportierbar.

In der Stundenbuchverwaltung werden die Stundenbücher der einzelnen Mitarbeiter verwaltet. Zusätzlich definieren Sie Feiertage, Urlaub, Nebenkosten, externe Rechnungen, genehmigen Überstunden und behalten die Übersicht über Projekte und Mitarbeiter.

Twin Explorer

per-documaps® stellt eine Vielzahl von Funktionen bereit, die das Tagesgeschäft im Büro und unterwegs vereinfachen. Ziel aller Funktionen ist es, Sie im Tagesgeschäft zu unterstützen und Abläufe zu optimieren. Per documaps® stellt mit dem Corporate Explorer ein hocheffizientes Werkzeug zur Verfügung. Per documaps® stellt mit dem Twin Explorer ein hocheffizientes Werkzeug zur Verfügung.
Der Twin Explorer kann in der Twin Ansicht eine Vielzahl von Aufgaben erledigen.
Zum einen bietet er die bekannte Möglichkeit, bequem und per drag and drop Dokumente zu organisieren.
Die rechte Hälfte kann für die Karten- oder Voransicht von Dokumenten genutzt werden. In der Kartenansicht sehen Sie die aktuelle Projektposition und in der Voransicht den Inhalt des im linken Fenster ausgewählten Dokumentes. Wenn im rechten Fenster auch die Projektansicht gewählt wird, können Projekte miteinander verglichen oder Dokumente organisiert werden. Als besonders effizient zeigt sich die Suchfunktion im Twin Explorer. Noch während der Eingabe beginnt die Suche. Ob Sie nach einem Projekt, Kontakt oder Dokument suchen ist dabei egal. Sie können beliebige Kriterien miteinander kombinieren und müssen diese nicht einmal ausschreiben. Suchergebnisse die mit Ihnen verknüpft sind werden grafisch hervorgehoben.

Revisionsverwaltung

Mit per-documaps® werden Ihre Dokumente und Zeichnungen revisionssicher nach Leistungsphasen, Ausgaben und Status abgelegt, einschließlich verknüpfter Dokumente. Sie haben jederzeit mit einem Klick die Möglichkeit, sich Vorgängerversionen anzeigen zu lassen.

Suche & Volltextsuche
Suche – Die komfortable und schnelle Suche im lässt keine Wünsche offen. Sie können nach Adressen, Orten, Straßen, Namen, Nummern suchen, die Suche beginnt während der Eingabe. Egal welches Suchkriterium, auch in Kombinationen, Sie verwenden, die Suchergebnisse werden noch bei der Eingabe angezeigt. Zusätzliche Filter ermöglichen ein schnelles und effizientes Arbeiten.Volltextsuche – Die Volltextsuche gestattet Ihnen, nicht nur beliebige Dateien (auch CAD, PDF usw.) zu durchsuchen.
Sie können zusätzlich Filter und logische Abfragen definieren. Eine Vorschau- und Bearbeitungsmöglichkeit sind ebenfalls im Eingabefenster integriert.
Interne Kommunikation
Meist arbeitet mehr als ein Mitarbeiter an einem Projekt und es gilt Aufgaben zu verteilen und ihre Bearbeitung zu überprüfen. Dazu bietet per documaps® mit dem Info-Board ein einfaches Werkzeug um Aufgaben und Nachrichten zu organisieren. So funktioniert die Aufgabenverteilung nachvollziehbar und nicht „auf Zuruf“ oder per internen E-Mail-Verkehr. Das Info-Board ist in die Bereiche Nachrichten und Aufgaben gegliedert. Server Meldungen sind nur für den Administrator sichtbar. Aufgaben und Nachrichten sind projektbezogen und können mit Prioritäten versehen werden, d.h. in einer Nachricht oder Aufgabe ist das Projekt hinterlegt, so ist die Frage einfach zuzuordnen und es können ggf. Änderungen am Projekt mit wenigen Klicks vorgenommen werden. Auf Nachrichten kann nur geantwortet werden. Bei Aufgaben kann an die Zielperson geschrieben werden und es lassen sich zusätzlich per Auswahl die weiteren am Projekt beteiligten Mitarbeiter anzeigen. Bei Verfassen der Aufgabe wird zwischen verschiedenen Aufgabenstellungen ausgewählt und auch die Antwort kann selektiert werden. Entsprechend der Auswahl werden die Aufgaben im Info-Board zugeordnet. Empfänger können keine Aufgaben löschen.
Controlling

per-documaps® bietet ein automatisches Projekt- und Rechnungscontrolling sowie eine Vielzahl an weiteren Auswertungen. Mit der Stundenbuchverwaltung haben Sie alle internen und externen Kosten Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick (wie Reisekosten, Nebenkosten, Überstunden, Feiertage, Urlaub, etc.).

HOAI

Alle Fachbereiche der HOAI sind abgedeckt. Mit wenigen Klicks erstellen Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Abschlags- und Schlusszahlungen. Für Rahmenverträge, Großkunden mit besonderen Konditionen, Zeithonorare, Sonder- und Pauschalleistungen können Sie eigene Auftragsvorlagen erstellen. Zusätzliche Dokumente wie eingescannte Bestellungen oder externe Rechnungen von Subunternehmern können mit dem Auftrag verknüpft werden, damit eine lückenlose Dokumentation gewährleistet ist.

Kostenkontrolle

In der Stundenbuchverwaltung werden die Stundenbücher der einzelnen Mitarbeiter verwaltet. Zusätzlich definieren Sie Feiertage, Urlaub, Nebenkosten, externe Rechnungen, genehmigen Überstunden und behalten die Übersicht über Projekte und Mitarbeiter.

Im Stundenbuch werden Arbeits- und Fehlzeiten erfasst, und es dient zur Abwicklung von Reisekosten zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber. Feiertage (für Deutschland), Urlaubsanspruch und Wochenarbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter werden verwaltet. Mitarbeiterauswertung von Stundenlisten, Wochenstunden, Projektstunden und Monatsstunden. Zeiten, Kilometer, Reise- und Nebenkosten werden direkt auf das Projekt in der jeweiligen Leistungsphase vom Mitarbeiter gebucht.
Alle erfassten Informationen und möglichen Auswertungen sind auch in Text- oder Tabellenform exportierbar.

GEO Explorer mit Suche

Der GEO Explorer ermöglicht Ihnen, Projekte und Kontakte auf der Karte (maps) anzeigen zu lassen. Sie können nach einzelnen Projekten und Kontakten suchen, sei es mit Namen, Projektbezeichnungen, Orten und Straße. Zusätzlich kann die Abfrage mit einer Umkreissuche und einem Bezug oder über einen Filter verfeinert werden.

Für Laptop / PC

Oder mobil auf dem Windows Tablet

per documaps® präsentiert sich als ganzheitliches System für die Anforderungen in einem Planungsbüro. MS Office, CAD-System, Telefonanlage, Verwaltungstools und viele andere Lösungen, mit denen Sie täglich arbeiten, sind in per documaps® bereits integriert. Durch die Integration Ihrer Anwendungen, das ausgefeilte Dokumentenmangement, die schnelle Suche und die einfache Bedienung definiert per documaps® Effizienz neu.

per documaps definiert Flexibilität neu. Egal wo Sie auch sind und Ihre Daten benötigen – per documaps stellt diese bereit.

Mit nur wenigen Klicks erstellen Sie Dokumente aller Art. Alle nötigen Daten sind bereits in per documaps und den Vorlagen hinterlegt. Auch CAD, BIM und andere Dokumente werden mit den nötigen Informationen erstellt und gespeichert. Sie brauchen nie wieder Projektdaten in ein Dokument eingeben. Von der Adresse über die Anrede bis zur Grußformel mit Namen werden alle Daten automatisch eingetragen.

Nie wieder eine Suche nach Dokumenten im Unternehmen.
Durch die einfache Bedienung von per documaps und das Dokumentenmanagement sind alle Unterlagen an dem dafür vorgesehenen Platz.
Haben alle die neue Version? Auch das Organisieren von Vorlagen gehört der Vergangenheit an.
In der Vorlagenverwaltung erstellen und ändern Sie die Vorlagen und sofort sind diese systemweit verfügbar.

Die mobile Lösung von per documaps® optimiert auch Ihre Tätigkeit, während Sie unterwegs sind.
Es ist nicht mehr nötig unzählige Kontakte im Smartphone zu speichern und pflegen.
Die mobile Lösung stellt alle Kontaktdaten und Dokumente für Sie bereit.
Wie bei per documaps® selbst haben Sie die letzten Kontakte und Projekte sofort im Blick.

per documaps setzt neue Maßstäbe bei der internen Kommunikation und der Aufgabenverteilung.
Nie war es einfacher und effizienter Nachrichten und Aufgaben zu bearbeiten.

Von Architekten, Planern und Ingenieuren für Architekten, Planer und Ingenieure!

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Seit der Organisation durch per-documaps hat sich unser Unternehmen erfolgreich vergrößert.

Ferdiand Schmidt

Ingenieurbüro für Bauwesen Schmidt GmbH

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02972 / 97 21 72

Support Hotline:
02972 / 9721 9721

Verwaltung:
02972 / 99 69 000

Mail:
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